Regulamin 10. Polskiego Zjazdu Filozoficznego

I. § Postanowienia ogólne

1.  X Polski Zjazd Filozoficzny, zwany w dalszej części Regulaminem Zjazdu, odbędzie się w dniach 15 – 19 września 2015 roku w budynku Auli Uniwersyteckiej UAM przy ul. św. Marcin 81 oraz w budynku Collegium Iuridicum Novum UAM, przy Al. Niepodległości 53 w Poznaniu.

2. Organizatorem Zjazdu jest Instytut Filozofii UAM w Poznaniu z siedzibą przy ul. Szamarzewskiego 89C w Poznaniu, zwany dalej Organizatorem.

3. Oficjalny serwis internetowy Zjazdu znajduje się pod adresem: www.zjazdfilozoficzny.amu.edu.pl.

4. W ramach Zjazdu odbędą się sesje plenarne, obrady w sekcjach tematycznych, dyskusje panelowe, sympozja specjalne oraz imprezy towarzyszące.

5. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo zmiany kolejności wystąpień z przyczyn niezależnych od organizatorów.

6. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo zmiany terminu Zjazdu z przyczyn od nich niezależnych.

7. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo odwołania Zjazdu w przypadku zbyt małej liczby uczestników lub z powodu innych zdarzeń losowych, niezależnych od organizatorów.

8. W przypadku odwołania Zjazdu organizatorzy zobowiązują się powiadomić o tym fakcie uczestników najpóźniej 7 dni przed planowaną datą rozpoczęcia Zjazdu.

9. Językami obrad Zjazdu są: język polski oraz języki kongresowe.

II. § Zasady uczestnictwa i jego odwołania

1. Warunkiem udziału w Zjeździe jest:

a) zgłoszenie uczestnictwa w Zjeździe wyłącznie za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Zjazdu;
b)  uiszczenie opłaty w wysokości podanej przez organizatorów;
c) w przypadku zaproszonych gości (przedstawiciele władz, sponsorzy, laureaci honorowych wyróżnień Zjazdu) rejestracja internetowa nie jest wymagana.

2. Ostateczny termin nadsyłania zgłoszeń uczestnictwa w Zjeździe upływa w dniu 30 kwietnia 2015 roku. Uczestnikom zgłaszającym swój udział po tym terminie nie gwarantuje się możliwości skorzystania z pełnej oferty Zjazdu.

3. Opłatę za uczestnictwo w Zjeździe należy przesłać na konta organizatora: (Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu, ul. Wieniawskiego 1, 61-712 Poznań, BZ WBK 77 1090 1362 0000 0000 3601 7903) w tytule przelewu podając cel: K00000503 oraz Imię i Nazwisko Uczestnika, a także Afiliację w nieprzekraczalnym terminie do 31 maja 2015 roku.

4. Na indywidualną prośbę Uczestnika organizator wystawi fakturę za udział w Zjeździe nie później niż 14 dni od daty zakończenia Zjazdu.

5. Organizator ma prawo nie dopuścić Uczestnika do udziału w Zjeździe, jeśli nie uiścił on opłaty za udział w Zjeździe w terminach określonych przez organizatora.

6. Uczestnikami Zjazdu są prelegenci, osoby nie wygłaszające referatów, uczestnicy paneli dyskusyjnych, sympozjów specjalnych oraz zaproszeni goście.

7. Prawo wygłoszenia referatu przysługuje osobie, która została zakwalifikowana na podstawie przeprowadzonej procedury recenzenckiej nadesłanego abstraktu.

8. Organizator wyda zaświadczenie udziału w Zjeździe.

9. Opłata za udział w Zjeździe wynosi 290 zł, a w przypadku doktoranta/studenta – 240 zł. Opłata pokrywa koszty:

a) uczestnictwa w obradach w trakcie trwania całego Zjazdu,
b) korzystania z sal i infrastruktury obiektów, w których odbywa się Zjazd,
c) materiałów konferencyjnych (w tym księgi streszczeń i programu),
d) poczęstunku podczas przerw kawowych w trakcie trwania całego Zjazdu,
e) uczestnictwa w imprezach towarzyszących (koncerty, spektakle, wystawy, wycieczki),
f) prac administracyjno-organizacyjnych Zjazdu.

10. Opłata konferencyjna nie obejmuje kosztów dojazdu, posiłków, ani noclegów.
a) Organizator umożliwia wykup bonów na wybrane posiłki (uroczystej kolacji pierwszego dnia, obiadów i kolacji drugiego, trzeciego i czwartego dnia, obiadu piątego dnia Zjazdu).
b) Organizator zapewnia na potrzeby Zjazdu Uczestnikom miejsca noclegowe w hotelach i akademikach do wyboru i zamówienia poprzez indywidualny kontakt Uczestników z tymi placówkami, a w przypadku akademików UAM przyjmującym zamówienie jest Komitet Organizacyjny.

11. Organizator nie zapewnia indywidualnego ani grupowego ubezpieczenia Uczestników.

12. Wysokość opłaty zjazdowej dokonanej po 31 maja 2015 roku wzrasta o 20%.

13. Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Zjeździe. Rezygnacja powinna być dokonana w formie pisemnej według określonych warunków do 31 lipca 2015 roku. Oświadczenie powinno być przesłane listem poleconym (liczy się data stempla pocztowego) na adres: Instytut Filozofii UAM, ul. Szamarzewskiego 89C, 60-568 Poznań z dopiskiem „Zjazd Filozoficzny – rezygnacja”.
a) Organizator zwróci Uczestnikowi wpłaconą kwotę, zatrzymując odstępne w wysokości 15%  całości opłaty;
b) W przypadku, gdy Organizator otrzyma oświadczenie o rezygnacji z udziału w Zjeździe po 31 lipca 2015 roku (liczy się data stempla pocztowego), Uczestnikowi nie przysługuje zwrot wpłaconej kwoty.

14. Opłata zjazdowa w pełnej wysokości podlega zwrotowi w przypadku sytuacji podanej w § I. pkt. 7. Przy czym Organizator nie pokrywa kosztów dodatkowych poniesionych przez Uczestnika w związku ze Zjazdem.

III. § Postanowienia końcowe

1. Zarejestrowanie się w charakterze Uczestnika Zjazdu jest równoznaczne z zaakceptowaniem powyższego regulaminu.

2. Zarejestrowanie się w charakterze Uczestnika Zjazdu jest równoznaczne z wyrażeniem przez niego zgody na przetwarzanie jego danych osobowych przez Organizatora na zasadach wynikających z ogólnie obowiązujących przepisów prawa, ze szczególnym uwzględnieniem Ustawy o Ochronie Danych Osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku (Dz.U. Nr 133, Poz. 833, z późniejszymi poprawkami.).

3. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu Uczestnictwa w Zjeździe będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.

4. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego.

5. Udział w Konferencji jest równoznaczny z przeniesieniem na Organizatora autorskich praw majątkowych do nagrań i zdjęć oraz z wyrażeniem zgody na ich wykorzystanie w przypadku:

a) gdy uczestnik zostanie sfilmowany lub sfotografowany na terenie obiektów, na których odbywa się Zjazd,
b) gdy uczestnik dobrowolnie wyrazi zgodę na udzielenie wywiadu, bądź pozowanie do zdjęcia,
c) gdy jego wystąpienie będzie transmitowane w Internecie lub telewizji.

6. Przesłanie abstraktu wystąpienia oznacza zgodę na jego publikację i przeniesienie na Organizatora autorskich praw majątkowych do publikacji.

7. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za szkody wyrządzone przez siebie na terenie obiektów, w których prowadzone są działania związane ze Zjazdem.

8. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Zjazdu.

9. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w niniejszym regulaminie.

10. Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 lutego 2015 roku.